La contabilidad es muy importante para que las empresas sean rentables. A partir de ella se puede evaluar todo el capital que entra en una compañía y en qué se gasta. 

Uno de los términos que debes comprender sí o sí para llevar la contabilidad de tu empresa en regla es el ciclo contable. De hecho, este determinará la organización y la eficiencia del departamento de contabilidad el resto del año.  

Así que, si eres un alto ejecutivo y quieres que tu empresa siga siendo eficiente, esto te interesa saberlo. 

Qué es el ciclo contable 

Al igual que las vidas de las personas, las empresas están ceñidas a ciclos que rigen sus actividades e impactan en sus negocios. Estos ciclos tienen la duración de un año.  

En el caso de la contabilidad, el ciclo contable es el registro de todas las operaciones financieras del negocio durante un periodo concreto, normalmente un año. Pero también puede haber ciclos de menor extensión, como los semestres o los trimestres que sirven para determinar la salud financiera de la empresa al momento. y tomar decisiones necesarias para compensar posibles desajustes. 

Además, durante el ciclo contable, la compañía registra todas de forma cronológica cada transacción en el libro diario. De esta manera, se cuenta con información fiable para analizar la situación financiera en cada periodo. 

Llevar un ciclo contable sano no es solo importante para las grandes empresas, sino también para proyectos empresariales que queramos llevar a cabo, y en el que se requiera manejo de capital.  

Fases del ciclo contable 

Dado el tiempo que dura un ciclo contable, y para poder definir de forma más precisa todos los datos que se recogen durante el mismo, este se divide en tres fases bien diferenciadas.  

En las mejores escuelas de negocio online de España se hace mucho hincapié en diferenciar bien estas tres etapas, ya que nos servirán para conocer el estado de todas las operaciones que se han realizado a lo largo del año, y evitar sorpresas desagradables a mitad del ejercicio.  

Las fases del ciclo contable son: 

• Apertura: se realiza al momento de empezar el ejercicio para conocer la situación patrimonial, teniendo en cuenta el resultado del ciclo anterior. También se abre el nuevo ciclo contable tanto en el libro diario como el en libro mayor, en el que se registra todo el inventario que tiene la empresa. 

Hay que destacar que el libro diario es el documento en el que se escriben todas las operaciones de forma cronológica. Mientas que el libro mayor se usa para aportar todos los ingresos y egresos de la compañía. 

• Movimiento: en esta fase del ciclo contable se procede a registrar todas las operaciones de la empresa en el libro diario. A saber: venta de mercancías, venta de suministros, aporte de capital y cualquier movimiento financiero de la empresa. Estas facturas deben quedar registradas de forma precisa para después hacer el análisis al momento del cierre del ciclo contable. 
• Cierre: al final de año, que suele coincidir con el 31 de diciembre, todas las operaciones que se han ido registrando en el libro diario pasan al libro mayor. Luego se hacen los ajustes pertinentes, es decir, amortizaciones, reclasificaciones, conciliación de cuentas bancarias, calculo final de resultados… Y se cierra el ciclo contable para hacer el balance final.  

Pasos del ciclo contable 

Para llevar un registro sano de todas las operaciones de la compañía y llegar al final del ciclo contable con unos registros sanos, hay que realizar una serie de pasos que nos permitirán transitar entre las distintas fases del ciclo contable sin problemas. 

Estos pasos son:  

1. Balance de la situación inicial: toda empresa cuenta con un patrimonio, unos activos y unas obligaciones que coinciden con los datos del cierre anterior. Estos datos se deben comparar a lo largo del año para ver las variaciones durante el ciclo contable.  

1. Apertura del ciclo contable: aquí se registra el primer asiento del año, es decir, todos los saldos que ya han sido pagados durante el ejercicio anterior. Por tanto, se inicia en cero.  

1. Registro de las operaciones: a lo largo del ciclo contable se debe anotar todas las operaciones financieras que realiza la compañía. Dicho de otra manera, la pérdida o ganancia de patrimonio, el debe o el haber, entre otras cosas. Cada una de estas operaciones tiene su nombre y su forma especial de registrarse la contabilidad, algo que podrás aprender en el Máster de Administración y Dirección de Empresas. 

1. Periodificación: a lo largo del año la empresa tendrá unos gastos y unos ingresos. No obstante, muchas veces entre que se realiza un ingreso y realmente se cobra, pueden pasar unos días, por lo que debemos separar los ingresos y gastos en dos grupos. El primero consistirá en los ingresos o gastos ya realizados o devengados, pero no cobrados. Y el segundo tendrá los gastos o ingresos devengados y cobrados. 

1. Ajustes previos al cierre del ciclo contable para eliminar y evitar errores. 

1. Balance de comprobación para ajustar la contabilidad a la realidad de la empresa. Esta operación conviene realizarla varias veces durante el ciclo contable y antes del cierre del año para no llevarse sorpresas inesperadas posibles. 

1. Cálculo de resultado a través de la cuenta de pérdidas y ganancias totales de la empresa en ese ciclo contable. 

1. Cierre de la contabilidad: al igual que en el caso anterior hay que saldar todas las cuentas y dejarlas en cero para el siguiente año. 

1. Cierre de cuentas: una vez que se ha cerrado este ciclo contable y se ha abierto otro, hay que elaborar un informe con las cuentas anuales, junto con un análisis de la gestión del ciclo contable anterior, y una propuesta de mejora. En este informe debe reflejarse el balance total, las pérdidas y ganancias, cambios en el patrimonio neto, estado de los flujos de efectivo y una memoria. 

Periodificación contable 

Dentro del ciclo contable hay un paso que se llama periodificación contable que consiste en asignar a cada ejercicio financiero los gastos y los ingresos que le correspondan a fin de mantener las cuentas claras.  

Hay que dejar claro que la periodificación contable recoge tanto los ingresos o gastos devengados como los no devengados, a fin de llevar unas cuentas precisas y de acuerdo con la realidad empresarial.