Los KPI son una forma muy popular y eficaz de medir si una acción o conjunto de acciones están cumpliendo con los objetivos pautados por una organización.
Debido a que estamos en una época en la que la información es constante e incesante, hay miles de indicadores con los que se puede medir una acción concreta. Por lo que la clave es elegir los mejores KPI para analizar una acción determinada.
Hay que destacar que los KPI se presentan en valores matemáticos, más específicamente en un número o en un porcentaje. Por ejemplo, si has creado un blog para tu empresa y quieres medir cuántas visitas has tenido desde el inicio del mes, obtendrás un número. No obstante, si quieres saber la tasa de rebote, esta se expresará en porcentaje.
Significado de KPI
KPI son unas siglas que vienen de Key Performance Indicator, que en español significa Indicador Clave de Actuación.
Debido a esta traducción, muchas personas suelen confundir los KPI con las métricas, pero no son lo mismo. Una métrica es algo que puede ser medido. No obstante, esta métrica pasa a ser un KPI cuando gana relevancia para el negocio, convirtiéndose en un indicador importante para medir su desempeño.
Objetivos de los KPI
El objetivo último de estos indicadores es ayudar a tomar mejores decisiones respecto al estado actual de un proceso, proyecto, estrategia, o campaña dentro del plan de marketing y, de esta forma, definir una línea de acción futura.
Sin embargo, esta no es la única meta que persigue una empresa que utiliza los KPI. Una organización también busca:
- Información útil y valiosa tanto para el futuro inmediato como para largo plazo.
- Establecer unas variables y resultados a partir de esa información.
- Analizar la información y elaborar una estrategia a partir de estos datos.
- Volver a examinar los indicadores, después de un tiempo, para evaluar si las decisiones tomadas han surtido el efecto esperado o hay que corregir el rumbo.
Tipos de KPI
Los KPI puede ayudarnos a tomar mejores decisiones y crecer como empresa. Pero para que eso suceda hay que elegir los KPI que queremos evaluar.
Para seleccionar los KPI que nos llevarán al éxito, tenemos que conocer todas las clases de indicadores que existen. Esa es una de las razones por las que los profesionales que aspiran a ser ejecutivos acuden a las escuelas de negocios más prestigiosas.
Existen hasta 7 clases de KPI:
KPI de ventas
Estos indicadores se encargan de monitorizar las ventas. Los más importantes son:
- La satisfacción del cliente.
- La motivación y la satisfacción del equipo de ventas.
- Niveles de facturación.
- Número de visitas cerradas.
KPI de redes sociales
Son unos indicadores de gran valor cuando se quiere medir el impacto de publicaciones pagadas u orgánicas. Con estos también se suele medir el engagement y el alcance, y cómo estas ayudan a crecer a la empresa en el entorno digital.
- Número de seguidores.
- Alcance.
- CTR.
- Participación.
KPI del retail
Son los indicadores ideales para medir el aumento de las ventas y reducción de los gastos en los comercios textiles. Los KPI que más utilizan los negocios del sector retail son:
- Número de visitas.
- Hora de mayor tránsito.
- Ventas por visitas.
- Ticket promedio.
KPI de marketing digital
Estos KPI ayudan a medir el rendimiento de las campañas, creatividades, entradas de blogs y sitios web. También sirven para medir el desempeño de los comercios electrónicos.
- Tráfico.
- Usuarios recurrentes y usuarios nuevos.
- Tiempo de permanencia
- Número de páginas visitadas.
KPI de logística
Como indica su nombre, son los KPI que miden el rendimiento en el área de la logística, un sector económico y laboral que no para de expandirse en los últimos años:
- Rotación de inventario.
- Stock.
- Plazo de aprovisionamiento.
- Coste de transporte sobre ventas.
KPI de producción
Muy vinculado a los KPI de logística, los indicadores de producción tienen como objetivo la mejora constante de los procesos de producción de la compañía.
Coste medio de la orden de compra.
Errores de previsión de demanda.
Tiempo de inactividad.
Horas trabajadas en producción.
KPI financieros
Finalmente, los KPI financieros se focalizan en la reducción de costes, aumento de beneficios y optimización de los recursos financieros. Por eso, sus indicadores son:
- Margen de utilidad.
- ROI (retorno de la inversión).
- Apalancamiento financiero.
- Punto de equilibrio.
Cómo hacer los KPI
Dado que estamos en una época en la que todo se puede medir, muchos jefes de departamento y altos ejecutivos se pueden confundir acerca de qué indicadores son los mejores para descubrir si estamos cumpliendo nuestros objetivos o no.
Y es que no hay una única receta, por ello hacer un Máster en Gestión de Proyectos es la solución más rápida para aprender a detectar y convertir aquellas métricas en los KPI que tu empresa necesita para seguir creciendo.
Algunas técnicas para lograrlo son:
- Identifica cuáles son tus objetivos.
- Define algunos KPI que sean alcanzables.
- Determina si son específicos.
- Cerciórate de que son medibles.
- Verifica que tus KPI pueden ser acotados en el tiempo.
Solo de esta manera obtendrás datos realistas y verificables que te ayudarán a tomar las mejores decisiones.
Cómo calcular los KPI
Esta es una pregunta trampa, ya que la forma de calcular uno o varios KPI dependerá en gran medida de lo que estés midiendo. Por ejemplo, si has hecho unas rebajas en tu tienda y quieres evaluar si han aumentado las ventas con respecto a los meses anteriores, tendrás que, por un lado, sumar el número de ventas del mes anterior a las rebajas y comprarlo con los datos obtenidos un mes después de las rebajas.
Sin embargo, si lo que quieres medir es la tasa de rebote de una determinada página de tu sitio web, habrás de dividir el número de sesiones de dicha página por todas las sesiones de tu sitio web. En este caso el valor que obtendrás será porcentual.
