En la planificación y ejecución de cualquier proyecto existen varias fases por las que los proyectos deben pasar para garantizar su éxito, ya que cada una de ellas sirve para analizar su estado y corregir los problemas que puedan surgir más adelante.
Si formas parte del equipo directivo y estás a cargo de la dirección de proyectos, te interesa conocerlas para optimizar los procesos y mejorar tus resultados.
Qué son las fases de un proyecto
Son todas las etapas por las que pasa un proyecto: idea inicial, planificación, ejecución y cierre.
Cada una de estas tiene sus tiempos y unas acciones determinadas que ayudan al desarrollo del proyecto y el avance a la siguiente fase. Con cada etapa, el proyecto se materializa cada vez más, y si estas se ejecutan correctamente, al final tendremos un proyecto con una base sólida y sin fallos.
Las 5 fases de un proyecto
Desde el Instituto Europeo de Alta Dirección decimos que, aunque todos los proyectos tienen variaciones, en general, se han establecido hasta 5 fases comunes por las que pasan todos los proyectos considerados exitosos.
Estas son:
Fase de iniciación de un proyecto
Cuando comenzamos un proyecto, muchas veces lo primero que se hace es empezar a planificarlo. Sin embargo, los expertos en gestión de proyectos recomiendan que antes de eso tengamos una fase de iniciación.
La fase de iniciación de un proyecto consiste en plantearse si realimente ese proyecto nos conviene, si podemos asumir ese compromiso y si el equipo está capacitado para ello.
Además, en esta fase se desarrolla el Caso de Negocio o Plan de Negocio, es decir, el documento por el cual descubriremos y analizaremos a los potenciales interesados en el proyecto o Stakeholders.
Esta etapa finaliza cuando el documento queda firmado y el departamento de Project Management aparta una serie de recursos y tiempo para realizarlos. Por eso, a pesar de que la fase de iniciación de un proyecto es muy sencilla, también es crucial para gestionar el presupuesto general de la empresa.
Fase de planificación de un proyecto
Una vez que se ha decido aceptar el proyecto, empieza esta etapa.
La fase de planificación de un proyecto es sumamente importante para el resto del desarrollo, ya que en esta fase se crea el “plan para la dirección del proyecto”, un documento muy completo en el que se establece todas las fases del proyecto con cada uno de sus procesos internos.
Dicho de otra manera, es la estrategia a seguir para que el proyecto sea un éxito, así como cada una de las tácticas en todas las áreas que vertebran el proyecto.
Este documento consta de diferentes partes. A saber:
- Plan de gestión de alcance o cómo llegaremos a nuestro público
- Plan de gestión del cronograma y de las actividades pautadas
- Plan de gestión de costos, es decir del presupuesto.
- Plan de gestión de calidad
- Plan de gestión de recursos y cómo dispondremos de ellos
- Plan de gestión de las comunicaciones.
- Plan de gestión de riesgos asociados al evento, como una crisis o bajada de reputación.
- Plan de gestión de adquisiciones de nuevo público.
- Plan de gestión de stakeholders o quienes nos patrocinarán
Fase de ejecución de un proyecto
La fase de ejecución de un proyecto es la más larga de todo el proceso, ya se tiene que materializar todo lo expuesto en el “plan para la dirección del proyecto”.
Dentro de esta fase lo más importante es asignar los equipos a cada área según sus habilidades y experiencias. También hay que asegurarse de que se adquiere todo lo necesario para llevar el proyecto a cabo, y que este fluye de manera natural hasta su ejecución.
Dado que esta fase es muy larga y requiere un gran esfuerzo, no estaría de más que de vez en cuando hicieras una dinámica para motivar a tus trabajadores de nuevo.
También es importante que durante la fase de ejecución incluyas todos los métodos para poder medir el rendimiento del proyecto, como que tengas en regla todo lo referente a la burocracia y las leyes.
Fase de control y evaluación de un proyecto
En la fase de control y evaluación de un proyecto lo que prima es el análisis, es decir, medir y evaluar cómo va desarrollo del proyecto: si los plazos se están cumpliendo, si el presupuesto acordado es el correcto, si la calidad es la deseada.
Hay que decir que pocas veces un proyecto se lleva a cabo con la precisión definida en el “plan para la dirección del proyecto”, pero eso no significa que no se pueda controlar y tomar las medidas necesarias para mantener la estrategia acordada.
Fase de cierre de un proyecto
Como indica su nombre, la fase de cierre de un proyecto es en la que se evalúa todo el trabajo que se ha estado efectuando las últimas semanas, se pulen los detalles restantes y se hace un análisis en retrospectiva.
Esto último es fundamental no solo para percatarse de los errores cometidos durante el proceso, sino para aprender y optimizar cada una de las fases del proyecto.
Por último, el proyecto se cierra y se entrega al sponsor que lo patrocinará.
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