En los negocios, el project management o gestión de proyectos es la planificación, la organización y el control de los recursos para realizar un proyecto exitoso que cumpla con los objetivos pautados.

Un proyecto es un tipo de emprendimiento temporal diseñado para obtener un resultado determinado. Los proyectos tienen un inicio y un final marcado, dependiendo del tiempo y los recursos que la empresa disponga.

Para especificarlo más, un proyecto puede ser desde un evento, hasta la construcción de una casa. Dependerá del tipo de empresa y su actividad laboral para determinarlo.

Debido a la temporalidad de los proyectos, la gestión de los mismos requiere el desarrollo de unas habilidades especiales, para poder sacarle el máximo potencial.

Qué hace un técnico de gestión de proyectos

El project manager o gestor de proyectos es un profesional que se encarga de la ejecución de un proyecto desde el inicio hasta el final.

Para ello, el técnico de gestión de proyectos debe:

• Definir por qué un proyecto es necesario.
• Especificar la calidad de cada parte entregable.
• Estimar los recursos y los plazos necesarios.
• Desarrollar un plan e implementarlo.
• Utilizar técnicas de motivación para que el equipo siempre dé el 100%.
• Gestionar los riesgos, problemas y cambios que pueda haber en el proyecto.
• Monitorizar el progreso.
• Mantener una conversación fluida y constante con los stakeholders (los que financian el proyecto).
• Gestionar a los proveedores.

Para qué sirve la gestión de proyectos

La gestión de proyectos es una actividad que puede traer muchos beneficios para las empresas que la realizan adecuadamente. Por ello hay muchos altos ejecutivos en escuelas de negocios prestigiosas que estudian este método para poder aprovecharlo al máximo en sus puestos de trabajo, ya que saben que la gestión de proyectos les dará:

• Entregar un producto o servicio de calidad: sea cual sea el proyecto que estemos realizando, la gestión de proyectos otorgará un marco para entregarlo con la calidad que el cliente ha exigido.
• Ahorro de tiempo y recursos: si desde el principio se establece la cantidad de capital a gastar, así como el tiempo que tenemos, entregaremos el proyecto cuando toca, y no perderemos recursos que estaban destinados a invertirse en otros aspectos.
• Aumentaremos nuestra reputación y liderazgo: al hacer un proyecto de altísima calidad que satisfaga a nuestro público, estos nos escogerán por encima de la competencia.
• Se evitan riesgos innecesarios: al establecer unos objetivos claros y las fases por las que pasará el proyecto, se reducen en gran medida los riesgos, ya que cada miembro del equipo sabe lo qué tiene que hacer en cada momento.
• Supervisión continua: uno de los mejores aspectos de la gestión de proyectos es que permite establecer unos parámetros para medir la calidad del proyecto en todo momento, por lo que los problemas se arreglan al instante.

Herramientas de gestión de proyectos

Para administrar bien un proyecto no solo hace falta una serie de metodologías de gestión de proyectos, sino también herramientas que nos ayuden a organizar toda la información.

Hay muchos tipos de herramientas de gestión, pero los profesionales de este sector prefieren usar:

Project.co

La más famosa de todas. Project.co te permite adaptar cada fase del proyecto como si fuera uno en sí, es decir, en cada fase puedes tener organizado tus documentos, tu equipo, el calendario y los pagos.
Además, tiene herramientas de análisis que estudian la rentabilidad de tu proyecto al momento.

Toggl plan

Es una herramienta muy útil para delegar tareas y ver cuáles de ellas se han cumplido. También puedes integrarla con Slack, Evernote, Github, entre otros.

Es particularmente útil si tu equipo trabaja con otros departamentos, ya que permite compartir calendarios.

nTask

Es una herramienta de gestión de proyectos gratuita que te permite manejar varios proyectos a la vez.

Algo que lo distingue de otras herramientas es que los miembros del equipo pueden asignarse roles y crear hitos para señalar en qué parte del proyecto han colaborado.

Teamwork

Es una herramienta de gestión de proyectos y una plataforma de colaboración que ayuda a los distintos equipos a mantenerse coordinados. También puedes cargar archivos y asignar tareas y chatear con tus compañeros para que todo esté claro.

Asana

Otra de las herramientas de gestión de proyectos más conocidas. De hecho, es utilizada por millones de personas en 192 países debido a su interfaz limpia y fácil de usar.

Tiene todo lo que un gestor de proyectos quiere, como los tableros que con los que puedes ver en qué fase se encuentra el proyecto en cada momento.

Máster en gestión de proyectos

Para llevar un proyecto con éxito se necesita tanto herramientas como habilidades directivas y de organización para que el flujo de trabajo avance sin problemas. Este tipo de conocimientos no se aprenden en el día a día, sino con profesionales de gestión que sepan guiarte para que tú mismo las adquieras.

Eso lo podrás obtener en el Máster de Gestión de Proyectos en el que, además, conseguirás dominar todas las herramientas y mitologías necesarias para que tus proyectos siempre sean de la más alta calidad.